ASSOCIATION des AMIS de l'ECOLE
de St GEOIRE en VALDAINE


L'ASSOCIATION

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PROCHAINE REUNION:
vendredi 12 février 2016   20h
Ordre du jour: Bilan boum du carnaval, Loto
                                                                                                  Compte-rendu de la dernière réunion
     Qu'est-ce qui nous motive?
 ou A quoi sert l'association?

  L'association propose des manifestations qui permettent le finacement des projets des classes maternelles et élémentaires (achat de matériels, de jeux, projets culturels, sportifs, scientifiques, pédagogiques, sorties, voyages, visites, activités sportives, culturelles, piscine...).


       Voici les membres de bureau:

Président Lionel MOTTE
Présidente adjointe Rose VANDENBULCKE
Secrétaire Pascale ANDREIS
Secrétaire adjointe
Claire MEUNIER
Trésorière Nathalie PICOT
Trésorière adjointe Evelyne MOULIN
Membres actifs Jennifer BERTHET-GATTI
Claire BILLON-PIERRON
Stéphanie BOISSIERE
Cécile CHAPUS
Claire COHENNY
Olivier COULON
Cynthia DAVANIER
Claire DELACHANAL
Audrey DIDIOT
Martin EYRAUD
Cécile KOEHL-FABER
Emilie LAURENT
Laurent LIARD
Christian LIPPINI
Sylvie MOTTE
Juliette PERRATONE
Claire PREMRL
Mickaël RAKETIC
Carole RAPHAEL
Sophie VINCENT

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Les réunions:

Compte rendu des réunions:


2014-2015

18 septembre 2015 : ASSEMBLEE GENERALE
                                                       Convocation AG 2015


- PRESENTATION des MEMBRES
Tour de table, présentation des nouveaux et anciens membres.


- BILAN ANNEE SCOLAIRE  2014-2015
- Bénéfices manifestations : 9442€
- Financement des projets écoles (piscine, hip hop, ferme, sorties …) : 11 985€
- Dépenses diverses : 346€
- Subventions : 640€
- Total : - 2249€ environ
Voir le bilan détaillé sur www.amisecolestgeoire.fr, rubrique "Budget"
         
Présentation des actions financées dans les écoles pendant l’année scolaire.


- ELECTION du BUREAU 2015-2016
Présentation du fonctionnement de l’association.

Nouveau bureau
Président : Lionel MOTTE
Vice-présidente : Rose VANDENBULCKE
Trésorière : Nathalie PICOT
Trésorière adjointe : Evelyne MOULIN
Secrétaire : Pascale ANDREIS
Secrétaire adjointe : Claire MEUNIER
 
Vote à l’unanimité par l’assemblée pour l'élection du bureau.
Prévoir la déclaration du nouveau bureau à la préfecture + mairie + Dauphiné.             ð Pascale
Prévoir un "Mot Parent" présentant les membres 2015-2016.                                         ð Pascale
Prévoir la mise à jour de la liste des coordonnées des membres pour diffusion.            ð Pascale

- PROJETS pour 2015-2016
Proposition de projets
- Bourse aux jouets + tartiflette                                                                                                     
- Photo avec le Père Noël le 8 décembre                                                                                      
- Loto
- Fête de l’école
- Calendriers avec photos individuelles (voir autorisation avec les écoles)
- Pizzas en maternelle, puis élémentaire
- Galettes des rois                                                                                       
- Boum du carnaval
- Sacs avec dessins d’enfants

Projets retenus pour 2015-2016
- Vente de sacs en tissus avec dessins d’enfants : octobre / novembre 2015                            
 
- Bourse aux jouets : 29 novembre 2015
+ tartiflette / tarte aux sucre.                      
 
- Vente photo avec le Père Noël : 8 décembre 2015                                                       ð Rose
Voir l'organisation avec Valdaine animation.
 
- Vente de calendriers : décembre 2015
Renseignements auprès des écoles.                                                                                 ð Rose, Lionel
 
- Vente de galettes : janvier 2016
Démarcher.                                                                                                                        ð Tous
Prévoir un tableau en ligne.                                                                                              ð Pascale
 
- Boum du carnaval : 6 février ou 5 mars 2016
 
- Loto : 2 avril 2016 ou 30 avril 2016
Prévoir les achats de lots pendant les soldes, en janvier.
 
- Vente de pizzas : mai 2016 ?
Démarcher.                                                                                                                       ð Tous
Prévoir un tableau en ligne.                                                                                             ð Pascale
 
- Fête d’école : 18 juin, 25 juin, 02 juillet.
Voir les dates avec les enseignants et les intervenants.                                                ð Pascale
Réserver l’estrade ?                                                                                                        ð Pascale
 
Choix d’une date pour la bourse aux jouets 2016 :  novembre/décembre 2016 (le lendemain du loto du Don du sang).
Présence à la réunion de la mairie pour l'attribution 2016 des salles de St Geoire en V.      ð Lionel, Rose

- BUDGET ALLOUE pour chaque école pour 2015-2016
- Présentation du budget prévisionnel pour 2015-16
- Budget alloué à chaque école pour 2015-2016
- 10€ par enfant donné dans chaque classe (pour des projets de classe)
- 25€ par enfant donné à chaque école (pour un projet d’école)
- Entrées piscines


- DIVERS
Communication

Réactualiser la liste de diffusion "google groupe" pour faciliter la diffusion des mails (éviter l'oubli de destinataires, une seule personne gère la liste de diffusion).
Les explications sur l'utilisation seront donnés par mail.                                  
ð Pascale

Réservation
de matériel

Prévoir les courriers de réservation du matériel pour 2015-2016 auprès de :
AEP
Cotagon
La Dauphine                                                                                                                           
ð Pascale

Facebook

Mettre en ligne les infos sur les manifestations, photos, sponsors, réunion …                    ð Cynthia


Sponsors

Recherche de sponsors pour l'année 15-16.                                                                          ð Olivier

Présentation sous forme de livrets papier, site internet, Facebook, cartes de visite …




09 octobre 2015 :

- SPONSORS
Recherche de sponsors                                                                                                ð  Olivier
- Propositions pour les entreprises :
            40€ pour figurer sur un feuillet papier
            60€ pour une distribution des cartes de visite
            80€ cartes de visite sur Facebook
- Prévoir un courrier de présentation.                                                                            ð Pascale
A diffuser aux membres.
- Etablir un reçu pour les impôts. Se renseigner auprès de l'UDAI pour savoir qui a le droit de le signer.   ð Lionel
- Prévoir un tableau (en ligne ?) récapitulatif des recherches, dons et des reçus.        ð Pascale

- CALENDRIERS
Vente de calendriers, cartes de vœux, boules de Noël
avec la photo individuelle des enfants.
En attente de l'autorisation des directrices des écoles pour la prise de photo individuelle au sein des écoles.

- PHOTOS de NOEL
Vente de photos avec un décor de Noël
- Place de l'église, 08 décembre, à partir de 18h.                                                            ð  Rose
- Mot parents.                                                                                                                    ð Pascale
- 18x23 5€ (2,5€)        21x30 7€ (3€)             10€ les deux
- Règlement sur place.
- Retrait des photos en atelier.
Question :
La manifestation sera-t-elle rentable ? Beaucoup d'énergie dépensée pour peu de bénéfice ?

- BOURSE aux JOUETS
Informations
- Jeux, jouets, livres, puériculture, vêtements (jusqu'à 18 mois).
- 5€ les 1,20m.
- Ouverture au public 9h- 17h.
- Ouverture aux exposants 7h30.
- Mise en place : 6h.
- Stand de vente de jeux d'occasion tenu par les membres.
- Buvette.
- Comparer les prix des boissons pour la buvette.                                                              ð  Mickael
- Restauration sur place.
- Menu exposant 7€.
- Tombola (type calendrier).
- Recherche de lots pour la tombola.                                                                                  ð Tous
 
Commandes dans les écoles
- Tartiflettes 500g, prix d'achat ?, prix de vente 5€.                                                           ð  Olivier
- Tartes au sucre 8 parts, prix d'achat 4,50, prix de vente 6€.       
- Mot parents.                                                                                                                      ð Pascale
- Impression et distribution des mots.                                                                                 ð Pascale
- Date distribution des mots 06/11.
- Date limite des commandes 20/11.
- Commandes passées à Olivier le 25/11.                                                                           ð Pascale
- Récupérer les commandes maternelle.                                                                             ð  Claire M.
- Récupérer les commandes élémentaire.                                                                           ð  Juliette
- Tableau en ligne pour centraliser les commandes.                                                           ð Pascale
 
Tableau en ligne
Listes des différentes tâches sur " Organisation Bourse aux Jouets 15", en ligne.             ð Pascale
Répartition des rôles entre membres sur ce tableau.                                                            ð Tous
- Communication.
- Administratif.
- Courses.
- Tombola.
- Location tables.
- Sono.
- Mise en place.

Réservations téléphoniques
- Etablir un cahier des réservations + plan des tables.                                                     ð Cynthia.
Aide d'Anne-Sophie.
- 142 m maxi.

- SACS
Sacs "maternelle" avec dessins d'enfants
- Fournisseur : Initiative.
- Dessins multicolores.
- Prix d'achat 3,90€, prix de vente 6€.
 
Sacs "élémentaire" avec dessins d'enfants
- Fournisseur : Pégasus.
- Dessins bleu marine.
- Prix d'achat 4,25€, prix de vente 6€.
 
Organisation
- Distribuer les kits de dessin dans les écoles.                                                                   ð  Nathalie, Lionel
- Mot parents.                                                                                                                      ð  Carole
- Impression et distribution des mots.                                                                                 ð Pascale
- Date distribution des mots 16/11.
- Date limite des commandes 25/11.
- Commandes passées le 30/11.                                                                                          ð  Nathalie
- Livraison 15 jours après (semaine du 14 au 18 décembre).
- Récupérer les commandes maternelle.                                                                             ð  Virginie
- Récupérer les commandes élémentaire.                                                                           ð  Claire P.
- Tableau en ligne pour centraliser les commandes.                                 

- GALETTES
Vente de galettes en janvier.
- Comparaisons des différents prix trouvés (frangipane/ brioches).
- Les démarches sont sur "Galettes et pizzas ", en ligne.
- Choix du fournisseur en décembre.

- LOTO
Recherche de lots
- Prévoir un courrier de demande de lots et de remerciements.                                       ð Pascale
A diffuser aux membres.                                                                 
- Prévoir un tableau en ligne récapitulatif des recherches et dons.          

- DIVERS
Attribution des salles St Geoire en Valdaine
Réunion de la mairie pour l'attribution des salles jeudi 05 novembre 2015.                 ð Rose - Lionel

04 décembre 2015 :

- SPONSORS
Recherche de sponsors                                                                                                ð  Olivier
- Propositions pour les entreprises :
            40€ pour figurer sur un feuillet papier
            60€ pour une distribution des cartes de visite
            80€ cartes de visite sur Facebook
Courrier disponible.                                                                                                 ð Pascale, Claire M.
 
- Noter les démarches sur le tableau en ligne "Sponsors et Lots 2015-2016".
 
- Etablir un reçu pour les impôts.                                                                                        ð Claire M.
Claire Meunier, membre du bureau, est désignée pour établir et signer les reçus.                                
Les membres, après avoir trouvé un sponsors, lui feront parvenir chèque et coordonnées de l’entreprise (dont le mail pour un retour du reçu).
 
- Tableau en ligne récapitulatif des reçus, rempli par Claire M.                                      
 
- Le cartes de visite sont à remettre à Rose et Cynthia (pour livret papier ou facebook).

- SACS
- 90 sacs maternelles commandés.
- 120 sacs élémentaires commandés.
- Bénéfice approximatif : 403€ (1000€ environ en 2014).
- Mettre en veille la manif en 2016 ou la prévoir la manifestation plus tôt (septembre/octobre).        
- Livraison dans les écoles.
- Répartition des sacs par commandes et répartition dans les classes :                ð Référente Carole

 - BILAN BOURSE AUX JOUETS
- Bénéfice 1136€ à affiner (manque une facture).
- 40 exposants, 85 tables.
 -Tombola : 216 cases vendues.
- 55 tartiflettes commandées dans les écoles et 38 tartes au sucre.
- 70€ au stand des amis de l’école.
- Accueil des exposants apprécié (café, contact …).
 
- Etablir un planning pour la présence des membres sur la journée.
- Problème de rangement de salle / don du sang / mairie.
- Panneaux et banderoles usés. Devis pour des nouveaux.
- Prévoir des objets fabriqués par les enfants à vendre sur place.
 
Buvette :
- Tarifs buvette trop chers.
- Vin chaud imbuvable. Prendre plus cher, ou fait maison.
- Bière trop chère.
- Prévoir des canettes de bière pour la fin de la buvette.
- Prévoir 10 parts de tartiflettes en plus, qui ne sont pas à vendre, pour éviter les petits problèmes de nombre ...
           
Se renseigner après de la mairie pour changer la date et le lieu de la bourse aux jouets 2016.   ð Rose
 


- VENTE de GALETTES
- Brioche 400G, 8 parts.
- Propositions à 3,10 et 3,50€. Démarcher encore un peu, jusqu'au 12 décembre.
- Prix de vente 6€, 10€ les 2.
- Mot parents.                                                                                                                                  ð Pascale
- Distribution dans les écoles le 04 janvier.                                                                        ð Pascale
- Fin des commandes le 11 janvier.
- Récupérer les commandes en maternelle.                                                                                  ð Virginie
- Récupérer les commandes en élémentaire.                                                                     ð Pascale
- Tableau de centralisation des commandes en ligne.                                                       ð Pascale
- Aller chercher les galettes le 15/12.                                                                     ð Claire P., Cécile ?
- Livraison le 15 janvier, La Combe, 16h – 19h.
- Réserver le vestiaire de La Combe.                                                                                              ð Pascale
- Planifier la présence des membres le 15/12 (Doodle).                                                    ð Pascale

- BOUM du CARNAVAL
Organisation
- Après-midi déguisé en salle.
- Salle de la Cîme.
- 15h - 18h
- Enfants scolarisés en maternelle et élémentaire (écoles des alentours).
- Un accompagnateur obligatoire.
- Prix : 6€ (entrée + 1 boisson + 1 part de gâteau + 1 sucette + 1 billet de tombola).
- Système de tickets pour les boissons.
- Prévoir courses (bouteilles de jus, sirop, gâteau, boissons parents).
- Buvette spécial parents.
- Débit de boisson.                                                                                                               ð Pascale
- Attestation d’assurance.
- Sacem.
- Sono.                                                                                                                                  ð Nathalie
- Décoration ? (ballons).
- Tombola : un lot mixte à 50€.
- Tickets tombola à vendre sur place : ?€.
- Maquillage, tatouage ?
- Prise de photos.                                                                                                                 ð Rose
- Choix des photos sur site.
- Se renseigner sur la gratuité de la salle + ménage.                                                         ð Rose
 
Communication
- Mot parents dans les classes                                                                                             ð Pascale
- Affiches en décembre et janvier                                                                                       ð Rose
- Facebook                                                                                                                            ð Cynthia
- Site internet                                                                                                                                   ð Pascale
 

- LECTURE
Projet à valider
- Salle de la Cîme.
- Lecture d’un conte écrit par des enfants par un groupe de lecteurs (bénévoles).
- Musicien (bénévole).
- Entrée payante (2€).
- Buvette.
- Se renseigner sur la gratuité de la salle + ménage.                                                         ð Rose

- LOTO
Actions prioritaires
- Réserver matériel du loto (cartons, bouliers, jetons, sono…) auprès du Don du sang.    ð Pascale
- Recherche de lots et sponsors.
- Noter les démarches sur le tableau en ligne "Sponsors et Lots 2015-2016".
- Achat de lots en solde en janvier.                                                                                     ð Nathalie
- Même montant pour les lots qu’en 2015. Voir le budget prévisionnel.                           ð Nathalie
- Vente de frites  (friteuse d’Olivier) ?

- DIVERS
Local
- Problème du local pour stocker le matériel.
Voir avec la mairie + signature Convention de location de local.                              ð Lionel

  Présentation "A qui S"
- Présentation reportée (absence de Claire B.).                                                         ð Claire B.

        

Prochaine réunion:   Vendredi 12 février 2016, 20h
Ordre du jour :
       Bilan Boum du carnaval, Loto
                                                            
                                                               

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