| PROCHAINE REUNION: |
mardi 07 avril 2015 20h |
| Ordre du jour: | Bilan du Loto Fête d'école Nouvelle manifestation ? |
ou A quoi sert l'association?
L'association propose des manifestations qui permettent le finacement des projets des classes maternelles et élémentaires (achat de matériels, de jeux, sorties, voyages, visites, activités sportives, culturelles, piscine...).
Voici les membres de bureau:
| Président | Lionel MOTTE |
| Présidente adjointe | Mélinda CABART |
| Secrétaire | Pascale ANDREIS |
| Secrétaire adjointe |
Aurélie LECONTE-VALETTE |
| Trésorière | Nathalie PICOT |
| Trésorière adjointe |
Evelyne MOULIN |
| Membres actifs | Claire BILLON-PIERRON Stéphanie BOISSIERE Hervé CANNARD Isabelle CHAUTRU Claire COHENNY Aurore CONA Claire DELACHANAL Baptiste HIVET Cécile KOEHL-FABER Emilie LAURENT Laurent LIARD Séverine MAZINGUE Claire MEUNIER Sylvie MOTTE Catherine SALIS Joël SALIS Pascale SARRABAYROUSE Chrystelle SEGURA Sophie VINCENT |
Compte rendu des réunions:
11 septembre 2013: ASSEMBLEE GENERALE
- Présentation de l'association.
- Bilan financier de l'année scolaire 2012- 2013.
- Mot pour les parents : compte-rendu de l’AG avec précision sur les financements (12000€ dont 2800€ pour la piscine, 4500€ pour les percussions et 15€ par élève).
- Prévoir des demandes de subventions auprès des mairies de Velanne et St Sulpice: prévoir le bilan moral et financier 12-13.
- Election du nouveau bureau.
- Prévoir la déclaration de changement de bureau à la préfecture + mairie.
- Mettre à jour la liste de diffusion mail.
- Prévoir un nouveau tableau des coordonnées des membres.
- Présentation des projets des classes: une réunion sera programmée avec les enseignants et membres de l'association.
- Propositions de manifestations pour l’année scolaire :
Pizzas
Vente de sapins
Vente de chocolats
Vente de torchons
Vente de tee-shirts sérigraphiés (logo? dessin?)
Vente de torchons (octobre 13)
Bourse aux jouets (01
décembre 13)
Grilles de paniers garnis (décembre 13)
Loto (5 ou 12 avril 14?)
Pizzas (février 14)
Fête de l'école (21 ou 28
juin 14)
Bourse aux jouets (30 novembre 2014?)
TORCHONS
- Commande chez Initiatives.
- Vente sur commande.
- Un torchon pour la maternelle et un pour l’élémentaire.
- Format portrait.
- Thème maternelle : bonhomme.
- Thème élémentaire : voir avec les enseignants.
- Commande des cartes à dessins.
- Dessins à faire dans les classes pour le 14 octobre.
- Mots pour les parents à distribuer le 30 septembre.
- Commande des parents à rendre le 11 octobre.
- Livraison après les vacances.
PANIERS GARNIS
PIZZAS
DIVERS
TEE-SHIRTS Orange
- Chercher d’autres devis.
STOCKAGE MATERIEL
- Achat de malles en fer.
PANNEAUX
- Peinture des panneaux de la bourse aux jouets (changement de la date uniquement).
02 octobre 2013
BUDGET
- Définir la somme allouée à chaque élève
ou à chaque classe en fonction du tarif des projets
musique de la maternelle et cirque de l’élémentaire :
2500€ pour la maternelle,
4000€ pour la maternelle, 3000€ pour la piscine, 10€ par élève.
DATES des MANIFESTATIONS
- Réunion le 17 octobre avec la mairie.
TORCHONS
- L’opération est
lancée : dessin dans les écoles.
- Commandes récupérées par Aurore et
Mélinda centralise.
- Commande
générale envoyé par Pascale S.
BOURSE
aux JOUETS:
- 01 décembre 2013
- 7h30 pour les exposants, 9-17h ouverture.
- Rendez-vous à 6h.
- 5 € l'emplacement (1,20m),
réservation Anne Sophie B.
- Renseignement sur la dimension
des tables réservées (Evelyne).
- 100 tables maxi.
A4.
Panneaux déjà repeint et à planter (15 jours avant: 16 novembre).
Banderole à préparer.
Internet Office tourisme Charavines- St Laurent- Pont de Beauvoisin- Les Abrets- Aiguebelette- Voiron
pratic38.com
iseria
vide-greniers.org
bourse-aux-jouets.org
Bon coin
Mot aux parents d'information + commandes tartes+ tartiflettes pour le 12 novembre.
Date de fin de commande: 23 novembre.
Heure de retrait des tartiflettes: à partir de 11h30.
Prévoir les commandes à récupérer et à centraliser.
Buvette- Repas:
- Vente de tartes au sucre (5€), prix
d'achat ?€ pour ? personnes + tartiflette (4€), prix d'achat € la portion, sur commande + vente sur place.
- Prévoir la commande de pain. (repas +
hot dog).
- Menus exposant à 6€: tartiflette-
crêpe sucre ou tarte- boisson (non alcoolisé ou vin blanc)
+ pain.
- Prévoir les tickets menus exposants.
- Prévoir tableau pour vente sur place.
- Crêpes: 250g farine- 3 oeufs- 1/2l
lait- 1p sel- 2cs huile- 2cs sucre .
- Hot dog, bonbons, crêpes.
- Vin chaud :
plaque électrique + casserole + louche.
Prix?
- Prévoir les courses: Métro, Super U,
vin, bière, hot dog.
- Loterie:
Prévoir lots. Prévoir un
calendrier en carton avec de grandes cases.
- Cellophane.
- Débit de
boisson.
Mairie:
- Etat des lieux, clés: Mairie.
- Attestation d'assurance.
- Signature de la convention pour la
location de la salle (assurance + caution) avec la mairie.
- Déclaration "vente au
déballage" en mairie.
- Prévoir cahier d'exposants pour la
sous-préfecture.
- Prévoir attestation sur l'honneur
exposants.
- Prévoir badge pour les
exposants.
- Tableau google drive pour s’inscrire
dans les différentes taches
PANIERS GARNIS
- Un panier proposé (19€).
- Priorité sur les fournisseurs locaux et
sur les produits sucrés et festifs.
- Panier de Didier Perrin (St Etienne de C)?
- Les gourmandises de
Louis ?
- Vente du panier à 30€.
DON du SANG
- Lot offert pour leur loto du 30/11/13 (30€)
17 octobre 2013
Attribution des salles par la mairie
Manifestations:
Vente de torchons: octobre 13
Bourse aux jouets: 01 décembre 13
Grilles de paniers garnis: décembre 13
Loto: 05 avril 14
Pizzas: février 14
Fête de l'école: 28 juin 14
Bourse aux jouets: 30 novembre 2014
06
novembre 2013:
BOURSE aux
JOUETS:
Point sur la bourse aux
jouets :
Tableau sur Gmail Ok:
toutes les tâches sont répertoriées.
- 01 décembre 2013
- 7h30 pour les exposants, 9-17h
ouverture.
-
Rendez-vous à 6h pour les membres.
- 5 € l'emplacement (1,20m),
réservation Anne Sophie B.
- 100
tables maxi.
Publicité:
- Ok (affiches, internet, RAM de la Valdaine).
- Mot d'information aux parents + commandes
tartes+ tartiflettes pour le 12 novembre.
-
Date de fin de commande: 23 novembre.
- Prévoir les commandes à récupérer et à
centraliser.
Buvette- Repas:
- Vente de tartes au sucre (5€), prix d'achat ?€
pour ? personnes + tartiflette (4€), prix d'achat 2,10€, sur commande +
vente sur place.
- Prévoir la commande de pain
(repas: 1 gros pain + 60 hot dog).
- Menus exposant à 6€: tartiflette-
crêpe sucre ou tarte- boisson (non alcoolisé ou vin blanc) + pain.
- Tickets menus
exposants. Ok
- Tableau pour vente sur
place. Ok
- Crêpes: 250g farine- 3 oeufs-
1/2l lait- 1p sel- 2cs huile- 2cs sucre .
- 60 Hot dog.
- Bonbons, crêpes.
- Vin chaud : trépied (Nathalie) +
bouteille gaz + carafe Cotagon+ casserole + louche. Prix : 1€ les 20
cl. 6 cubis de 10l vin rouge.
- Prévoir les courses: Métro, Super U,
vin, hot dog. Ok.
- Prévoir
d’aller chercher l’étuve le samedi (6h à la martinette).
- Loterie: Prévoir lots: 1kg de foie gras +1 autre
lot.
Mairie:
- Etat des lieux, clés: Mairie.
- Attestation d'assurance. Ok
- Signature de la convention
pour la location de la salle (assurance + caution) avec la mairie.
- Déclaration "vente au
déballage" en mairie. Ok
- Prévoir cahier d'exposants pour
la sous-préfecture. Ok
- Prévoir attestation sur l'honneur
exposants. Ok
- Prévoir badges pour les exposants. Ok.
PANIERS GARNIS
- Différents paniers
proposés.
- Les gourmandises de
Louis : devis à venir.
- La Tacouliène, Charnècles: devis à venir.
- Carpentier, La Murette : 2 colis sucrés
(19,30 et 19,40€).
- Vente du panier à 30€.
- Distribution le 17/12, à la Combe.
- Prévoir les grilles.
- Grille à distribuer aux parents le lundi 25/11.
- Limite de commande pour le 11/12.
- Prévoir le tableau des commandes.
- Prévoir les bons de retraits.
PIZZAS
- En février 2014.
- L’auberge
du Val d’Ainan.
- 4 ou 5
sortes.
- Prévoir mot
parents (à distribuer le 20 janvier).
-
Date limite
des commandes le 31 janvier.
- Prévoir le
tableau des commandes.
- Livraison
le vendredi 07 février.
TEE-SHIRT
- Devis chez Dékado : adulte, sérigraphie dos par
35 : 9€TTC.
- Commandes de
35 tee-shirts de tailles variées.
FETE
d’ECOLE
- Contrat F. Zucchet à lire et renvoyer.
- Finaliser
la location de l’estrade.
LOTO
- Question sur la partie enfant (trop longue l’année
dernière). A étudier.
- Proposition
de faire 2 parties enfants (en fonction de l’âge).
- Nommer des
personnes responsables des achats par thèmes (St Geoire et les environs/ bien
être/ Décoration et jardinage/ sport/ sorties gourmandise et cuisine/
enfant/gros lot.
11
décembre 2013:
TORCHONS
- 1024€
de bénéfice.
- 1er
réassortiment : 60.
- 2ème
réassortiment : 30.
BILAN BOURSE aux JOUETS:
- 1183€ de
bénéfice (1652€ en 2011, 1549€).
O2Events: 66 (6 rangées): 240€.
Gymnase (2 blanches).
- 150 chaises gymnase (pas besoin de bancs).
- 2 menus exposants: tartiflettes + boisson + crêpe au sucre ou tarte au sucre.
- 40 menus exposants.
- Tickets menus Ok.
- 180 tartiflettes vendues (120 en commande + 60 sur place): Ok.
- 60 tartes au sucre vendues (54 en commande + 6 sur places): Ok.
- 1 gros pain: 50 tranches pour les repas sur place. Ok
- 4 seaux de crêpes.
- Bière de Noël (1x15l): Ok.
- 207
tombolas.
- Lots offerts: restaurant, foie gras, jambon.
- Tableau récapitulatif gmail à archiver.
PANIERS GARNIS
- 64 grilles rendues actuellement (52 paniers
gagnés + 12 grilles "perdu").
- Retour des
commandes
jusqu'au vendredi 13/12.
- Tirage au sort
du numéro et préparation des bons de retrait.
- Vestiaire de
la Combe
demandé au foot. Récupérer les clés.
- Distribution le
mardi 17/12, La Combe, 16h-18h.
PIZZAS
- Vente le
07/02/14.
-
Problème de contact avec
l’Auberge du Val d’Ainan. A confirmer. Relance par mail (Mélinda).
- Mot
aux parents le 20/01.
- Date limite de commande: 31/01/13.
LOTO 05 avril 2014
- Lots:
- Gros
lots: Ordinateur
portable (250€ ?)
Tablette
(150€ ?)
-
Partie enfant: Tablette 6-12 ans (100€
?)
Appareil photo 3-6 ans (100€ ?)
-
Partie belge: "La cabane au fond du jardin" (40€?)
-Thèmes des parties: culinaire,
maison/décoration, loisir, bricolage.
- Constitution
de groupes
d'achat de lots par thème (recherche de lots en fonction des
promos): un
gros lot à 60€, 3 autres à 50, 40, 30€.
Les membres peuvent s'inscrire dans un
groupe à l'aide d'un tableau gmail . A chaque achat, le membre renseigne le
tableau sur le lot acheté.
- 2 parties
enfants (3-6
ans et 6-12 ans).
- Cartons
de couleurs différentes pour les 2 parties enfants gratuites.
- 30€ au minimum contre la carte de visite sur un document (livret posé sur les tables du loto).
- Lettre de présentation lots et sponsors + reçus pour les impôts + lettre de remerciement.
- Les endroits démarchés sont sur un tableau gmail sur internet: "Recherche de lots et sponsors 2014"
- OK pour l'impression par Cotagon en couleur et agrafage.
- Divers:
- Demande du matériel au don du sang (cartons et boulier).
- Réservation sono du Don du sang.
BILAN TORCHONS
- 1200€ de bénéfice.
BILAN PANIERS
- 59 paniers gagnés (15 grilles "perdues").
- 651€ de bénéfice.
- Tirage au sort du numéro 6.
- Vestiaire de la Combe du foot: OK.
- Bon de retrait: ok.
BILAN PIZZAS
- Distribution le 07/02/14.
- 208 pizzas commandées.
LOTO 05 avril 2014
Toutes les tâches planifiées sur un tableau gmail "Loto 2014"
- Lots:
- Gros lots: Tablette 10" avec clavier (250€)
Tablette 10" (200€)
- Partie enfant (Maternelle au Cp): Appareil photo (100€)
- Partie enfant (Ce1 au Cm2): Tablette Lexiboob (120€)
- Partie belge: Lot surprise (A définir) (environ 50€)
- Sponsors:
- Recherche lots et sponsors (liste sur tableau gmail "Recherche lots et sponsors").
- Courriers demande/ remerciement de lots et sponsors disponibles (Pascale).
- Edition de reçus pour les sponsors.
- Donner les cartes des sponsors à Pascale S.
-Elaboration du livret par Cotagon.
- Impression par Cotagon en couleur et agrafage: 150 exemplaires.
600x 0,20€= 120€. A confirmer.
- Divers:
- Demande du matériel au don du sang (cartons et boulier). OK
- Débit de boisson. OK
- Réservation sono (Don du sang). Ok
- Etat des lieux: assurance, caution, convention. Ok
- Réservation tables Cotagon, AEP. Ok.
- Publicité:
- Affiches A4 + A3. a afficher dès le 17/03/14.
- Finir les panneaux.
- Pose panneaux + 2 banderoles: (22/03/14).
- Internet.
- Prévoir liste des partenaires (+ buvette) à mettre sur les tables.
- Commandes cartons:
- 2,50€ le carton.
- Pour 12 cartons, le 13ème offert.
-Mots parents distribués (1/aîné) : 25/02/14.
- Mots parents de relance (commande de carton + aide parents 05 avril) + cartons enfant (1/enfant): 24/03/14.
- Mettre en ligne le tableau de commande gmail.
- Prévoir 260 cartons blancs: partie maternelle-cp. Ok.
- Prévoir 200 cartons couleurs: partie ce1-cm2 (Cotagon).
- 1500 étiquettes imprimées et collées par Cotagon. (200 étiquettes en plus): 36€?
- 2 Tirages au sort parmi les 10 meilleurs vendeurs de cartons (2 chocolats Pot de Farine).
- Compteur des 10 meilleurs vendeurs en temps réel sur le site.
- Buvette:
- Prévoir le chariot dans les allées + caddie.
- Prévoir plus de canettes.
- Prévoir plus de cidre.
- Ne pas prévoir de vin blanc.
- Salé: 160 hot dog (2€), 2 plaques de pizzas, 40 sandwiches (2€) jambon ou fromage ou jambon-fromage.
- Sucré: Crêpes, donuts (ou autres), bonbons.
- Courses:
- Commande à Super U.
- Commande bière Ok.
- Commande vin Ok.
- Commande 160 saucisses. Ok.
- Commande pain hot dog (160 hot dog).
- Commande pain sandwiches (40).
- Commande 2 plaques pizzas.
- Affiche buvette Ok.
- Parties:
- Achats notés sur un tableau gmail "Lots loto 2014".
- Répartition des lots récoltés.
- Etablissement ' une liste des lots manquants (parties + lots consolations).
- Faire les courses: Bricolage, Alinéa, géant de la Braderie, Autre.
- Emballage des lots mercredi 26 mars, 9h00, chez Mélinda.
- Prévoir cellophane, bolduc, petit matériel (agrapheuse, ciseaux...).
- Installation de la salle:
- Samedi 05 avril, 14h? A confirmer.
- prévoir état des lieux.
- Transport des tables Cotagon + AEP
- Installation des lots et de la buvette.
FETE d'ECOLE 28 juin 2014
- Proposition de menu: 1 saucisse+1 merguez + frites.
- Prévoir 2 barbecues.
- Louer une friteuse (Gourmandise de Louis?).
- Entrée?
- Dessert?
BILAN LOTO
- Valoriser les sponsors au micro. Bien spécifier les lots offerts.
- Demander des cartes aux partenaires pour afficher sur le panneau partenaires.
- Favoriser le volume des lots pour le visuel.
- Noter sur les lots par qui le lot est offert.
- Bière amère.
- Avancer l’heure à 19h30.
FETE d'ECOLE 28 juin 2014
- Proposition de planning :
- 9h30-10h30 spectacle maternelle
- 10h30-12h30 Jeux de kermesse
- Repas
- 14h-16h Cirque élémentaire
- Prévoir la sacem.
- Rencontrer les enseignants élémentaire.
- Animations :
- Chamboule tout
- Fléchettes-ballons
- Ane
- Course en sac
- Cuillère+œuf
- Pêche à la ligne
petits+grands
- Parcours
- Maquillage
- Prévoir un "mot parent" pour
inviter les parents à nous aider à la mise en place.
- Prévoir un "mot parent" pour qu'ils s'inscrivent pour tenir des stand.
- Prévoir un planning et
confirmer aux parents qui tiennent les jeux, par mail.
- Lots jeux :
- Prévoir achats de lots
pour les jeux.
- Prévoir tickets pêche
élémentaire ( prix 1€?) + maternelle (prix 1€?).
- Prévoir tickets maquillage (prix 1,5€ ?) + tatouage (1€ ?).
- Prévoir cartes de 6
jeux : 3€ une, 5€ les 2.
- Lots tombola :
Appareil photo
Coffret 3 vins
Machine pop corn
Lot badminton
3 bières + 6 verres à
bière + plateau
Sirop + 6 verres + plateau
- Impression 300 carnets de
10 (1 par famille) : Copie Class ? € tickets blancs).
- 1€ le ticket.
- Lots pour 2 des 5 meilleurs
vendeurs tirés au sort (lot ?)
- Distribution de tickets +
mot parent le 5 juin.
- Repas :
- 2 Saucisses- frites-
fromage- tarte aux pommes – café ou jus de pomme + pain.
- 2 Merguez- frites-
fromage- tarte aux pommes – café ou jus de pomme + pain.
- Menus à 7,50€.
- Prévoir tickets repas avec
parties détachables pour tarte et boisson .
- Prévoir tickets pour vente
de frites saucisses en plus à la
buvette.
- Prévoir tank à lait.
- Se renseigner sur les
friteuses (foot + Gourmandises de Louis).
- Mot parents avec programme
et commandes repas pour le 10 juin.
- Date limite des réservation : 20 juin
- Prévoir course Vin.
- Prévoir courses Super U.
- Prévoir 2 remorques de bois.
- Voir les possibilités de commande de saucisses- merguez chez le boucher / Olivier.
- Divers :
- Inscription dans les différentes
tâches sur tableau gmail.
- Prévoir attestation d’assurance.
- Mairie : débit de boisson, 20 barrières, conteneurs poubelle.
- Prévoir courses Métro (nappe + solide + scotch marron).
- Prévoir transport des
tables.
- Prévoir de remercier Cotagon, l'AEP, Foot, Yohann Coppé, entreprise Giroud-Garampon.
01juillet 2014
BILAN
financier LOTO
-
Bénéfice d'environ 2800€ en baisse de 800€ par rapport à l'an passé.
Cette
baisse est en partie expliquée par le fait que des achats ont été réalisés en
prévision de la fête de l'école.
D'autre
part, nous avons eu moins de sponsors (moins de sponsors visités, sponsors
moins généreux...)
FETE
d'ECOLE 28
juin 2014
-
Organisation :
- 9h30-10h30 spectacle maternelle
- 10h30-12h30 Jeux de kermesse
- Repas
- 14h-16h Cirque élémentaire
Le
spectacle de F. Zuchet n'a pas été apprécié du fait d'un manque de
participation des enfants de la maternelle...
Le
bilan de la prestation cirque est très positive.
Le
déroulement sur la journée a été apprécié (spectacles moins longs, plus de
calme...), il est proposé de remettre des jeux à disposition des enfants en fin
de journée.
- Animations :
- Chamboule tout
- Fléchettes-ballons
- Ane
- Course en sac
- Cuillère+œuf
- Pêche à la ligne petits+grands
- Parcours
- Maquillage, tatouage.
Quelqu'un
propose que la vente des tickets se fasse à proximité des jeux.
Les
jeux de kermesse sont appréciés par les enfants. Quelques modifications sont à
apporter (balles du chamboule-tout, bandeaux de la queue d'âne...)
- tickets pêche élémentaire 1€ + maternelle 1€.
- tickets maquillage (prix 1,5€) + tatouage (1€).
- cartes de 6 jeux : 3€ une, 5€ les 2
- 135 cartes de jeux vendues
- 105 tickets de pêche élem vendus
- 127 tickets de pêche mat vendus
- 24 maquillages
- 30 tatouages
- Il reste en lots pour les jeux :
- Lots tombola :
Appareil photo 50€
Coffret 3 vins
Machine pop corn
Lot badminton
3 bières + 6 verres à bière + plateau
Sirop + 6 verres + plateau
- Impression 300 carnets de 10 (1 par
famille) : Copie Class 80 € tickets blancs).
- 1€ le ticket.
- Lots pour 2 des 5 meilleurs vendeurs tirés au sort + 2 vendeurs exceptionnels
: 130 et 75 tickets (livres et bracelets brésiliens)
- 2131 tickets vendus.
- Repas :
- 2 Saucisses- frites- fromage- tarte aux pommes – café ou jus de pomme + pain.
-
- 160 repas : 156 saucisses et 160 paëlla
Il
a manqué des boissons à la fin
Il
faudrait prévoir des thermos pour le café
Il
faudra acheter des pinces à saucisses pour servir les saucisses, les frites...
La
buvette et la zone de cuisson devra être interdite à nos enfants pour leur
sécurité!
Le
nombre d'amis de l'école restant jusq'à la fin de la manif est un peu juste
pour ranger, nettoyer...
- Divers :
- Prévoir de
remercier Cotagon, l'AEP, Foot.
PROJETS
pour 2014-2015
-
Après un tour de table, une dizaine de personnes est prête à se réengager l'an
prochain. Ce nombre est un peu problématique pour assumer ce que l'on a fait
cette année.
Il
est décidé de faire passer un message SOS clair aux familles à la rentrée afin
de recruter du monde lors de l'AG du mardi 16
septembre à 20h.
-
Des communications sont prévues pour informer au mieux les nouveaux parents:
-
Café des parents mardi de la rentrée à la maternelle avec Sylvie et Aurore
-
Discours à lire ou à faire passer à P. Thermoz lors des interventions du mardi
matin à l'élémentaire
-
Café des parents mercredi matin à la maternelle
Il
faudra prévoir des flyers, du café et des affiches explicatives de notre
travail.
-
Réflexions sur ce que nous proposerons aux enseignants l'an prochain:
-
Nous financerons des interventions aux 2 écoles à hauteur de 5000€ pour les 2
-
Nous financerons la piscine
-
Une subvention de 10 à 15€ sera donnée pour chaque enfant
-
Il sera demandé aux enseignants de nous présenter un bilan financier simple sur
l'utilisation des fonds donnés
par les amis de l'école.
16 septembre 2014 : ASSEMBLEE GENERALE
Convocation AG 2014
Tour de table, présentation des nouveaux et anciens membres.
- BILAN ANNEE SCOLAIRE 2013-2014
- Bénéfices manifestations : 11 000€
- Financement des projets écoles (piscine, cirque, chants, sorties …) : 11 000€
- Dépenses diverses : 750 €
- Total : - 650€ environ
Voir le bilan détaillé sur www.amisecolestgeoire.fr, rubrique "Budget"
- BILAN FETE d'ECOLE 2013
4400 € environ
Rôle du bureau
Présentation des rôles du président, de secrétaire et trésorier.
Présentation des rôles
Nouveau bureau
Président : Lionel MOTTE
Vice-présidente : Mélinda CABART
Trésorière : Nathalie PICOT
Trésorière adjointe : Evelyne MOULIN
Secrétaire : Pascale ANDREIS
Secrétaire adjointe : Aurélie
LECONTE-VALETTE
Vote à l’unanimité par l’assemblée pour
l'élection du bureau.
Prévoir la déclaration du nouveau bureau à
la préfecture + mairie + Dauphiné. Pascale A.
Prévoir un "Mot Parent" présentant
les membres 2014-2015.
Pascale A.
Prévoir la mise à jour de la liste des coordonnées des membres pour
diffusion. Pascale A.
Proposition de projets
- Spectacle de lecture.
- Photos individuelles de chaque enfant en classe. Légalité de la prise de la photo individuelle ?
- Prénoms des enfants en bois (chantournés).
- Vente de produits de qualité (jus de pomme …) par le biais de l’école.
Projets retenus pour 2014-2015
- Vente de tabliers : octobre 2014 (avant les vacances)
Renseignements sur les bénéfices. Mélinda
- Vente de pizzas : mi-novembre 2014
Renseignements auprès de la Dinette (Montferrat). Pascale S.
- Vente de paniers garnis (grilles) : décembre 2014
Renseignements auprès des gourmandises de Louis. Evelyne
- Vente de jus de fruit
Renseignements sur les prix, l'approvisionnement … Hervé
- Loto : 28 mars 2015 de préférence ou 21 mars 2015
Prévoir les achats de lots pendant les soldes, en janvier.
Renseignements sur l’utilisation d’un vidéoprojecteur pour afficher les sponsors. Pascale S.
- Fête d’école : 27 juin 2015
Prévoir un temps pour les cm2 qui partent.
Renseignement sur les différents types d'estrades chez Valdaine Chapiteau. Aurélie
Réserver l’estrade. Pascale A.
La bourse aux jouets ne sera pas reconduite en 2014.
Annuler la réservation de la Martinette auprès de la mairie. Pascale A.
Annuler la réservation des tables auprès d'O2. Pascale A.
Choix d’une date pour la bourse aux jouets 2015 : 29 novembre 2015.
Présence à la réunion de la mairie pour l'attribution 2015 des salles de St Geoire en Valdaine.
Aurélie
- BUDGET ALLOUE pour chaque école pour 2014-2015
- 10€ par enfant donné dans chaque classe (pour des projets de classe)
- 25€ par enfant donné à chaque école (pour un projet d’école)
- DIVERS
Communication
Création d'une liste de diffusion "google groupe" pour faciliter la diffusion des mails (éviter l'oubli de destinataires, une seule personne gère la liste de diffusion).
Les explications sur l'utilisation seront donnés par mail. Pascale A.
Réservation de matériel
Prévoir les courriers de réservation du matériel pour 2014-2015 auprès de :
AEP
Cotagon
La Dauphine Pascale A.
14 octobre 2014 :
- BUVETTE MANIFESTATION AUTOMOBILESBuvette tenue pendant la manifestation "Collectour".
- Bilan : 162,59€.
- 5 membres présents pendant 2h.
- L’état des stocks est à faire. Lionel
- TABLIERS
Commandes
140 tabliers commandés en élémentaire.
170 tabliers commandés en
maternelle.
Total : 210
3€ de bénéfice par tablier. Prix de vente 7,50€.
Invendus
- Possibilité de reprise
des invendus.
On en commande donc en plus
pour gérer les erreurs (problème de lisibilité du mot de commande) et les
commandes supplémentaires :
15+10 en élémentaire - 10+15 en maternelle.
Impression texte
- Texte à imprimer sur les tabliers :
"Les écoliers de St Geoire en Valdaine vous souhaitent bon appétit pour l’année scolaire 2014-2015."
Paiement et livraison
- Livraison 15 jours après la commande.
- Récapitulatif des commandes Mélinda - Emilie
- Répartition des commandes
Pascale S. - Mélinda - Emilie
- PIZZAS
Devis La Dînette - Montferrat
- Produits locaux.
- 5 pizzas salées + 1 sucrée.
- Livraison sur place avec camion réfrigéré.
- Pizzas précuites.
- Prix d’achat entre 4,50€ et 6,50€. Prix de vente entre 6€ et 9€.
Jambon fromage:5,50-7,50
Raclette: 6,50-9
3 fromages: 6,50-9
Pizza du sou: 5-7
Végétarienne: 6,50-9
Nutella: 4,50-6
- Pour 4 pizzas achetées, une roulette à pizza offerte.
- Prévoir d’acheter les roulettes. Mélinda- Baptiste
Commandes et livraisons
- Prévoir les bons de commandes "mot parent". Pascale A.
- Mots dans les écoles le 03 novembre 2014.
- Date limite des commandes le vendredi 14 novembre 2014.
- Retrait des
commandes élémentaires
Chrystelle
- Retrait des
commandes maternelles
Lionel
- Récapitulatif des commandes
Chrystelle
- Réserver la Combe.
Pascale A.
Jus d'abricots
- Jus d’abricots de la Drôme Hervé
Prix d’achat : 2€
Prix de vente : 3€
- Renseignement auprès du producteur de la Source du Verger pour le jus
de pommes. Claire CB
Prix d’achat : 2€
Prix de vente à fixer : 2,40€ ?
Vente
- Publicité parents d’élève, affiches, lettre municipale.
- Se renseigner sur le droit de vente auprès de l'UDAI Pascale A.
- Fixer ensuite une date en fonction de la réponse (janvier-février).
- PANIERS GARNIS
Grilles
- 2€ la case
- 15 cases
- Une seule case, tirée au sort, gagne le panier garni.
- Prix d'achat du panier : 18,50€.
- Salé-sucré.
- Commande de 50 paniers.
- Réassortiment possible.
- Possibilité de passer les paniers restants au loto.
Commandes et livraison
- Prévoir les bons de commandes
"mot parent". Pascale A.
- Mots dans les
écoles le lundi 24 novembre 2014.
- Date limite des commandes le jeudi 11 décembre 2014.
- Retrait des
commandes élémentaires
Pascale A.
- Retrait des
commandes maternelles
Chrystelle
- Récapitulatif des commandes en ligne Pascale - Chrystelle
- Distribution le mardi 16
décembre 2014 à La Combe, 16h - 18h30.
- Vérifier les délais auprès de Mr Louis.
Evelyne
- Réserver la Combe.
Pascale A.
- Prévoir un sondage doodle pour faire une
répartition des membres présents. Pascale A.
- DIVERS
Communication
- Compléter la liste de liste de diffusion "amis-école-membres" avec les nouveaux membres. Pascale A.
Pascale A.
au "mot
de demande d'information" sur l'association et proposant leur aide
ponctuelle.
Chrystelle - Pascale A.
Réunion de la mairie pour l'attribution des
salles jeudi 16 octobre 2014. Aurélie - Lionel
Réservation du matériel
Après la réunion de la mairie pour l'attribution des salles, prévoir les courriers de réservation du matériel pour 2014-2015 auprès de :
AEP
Cotagon
La Dauphine Pascale A.
Pas d’article pour la LM 41.
En attente des différentes estrades possibles (hauteurs différentes). Aurélie
Prévoir les achats pendant les soldes.
Se réunir entre quelques membres en janvier pour faire les achats, par internet, paiement par carte bleue de l'association.
Préfecture
Suite au retour de la préfecture, constituer le dossier pour la déclaration du nouveau bureau.
Pascale A.
13 janvier 2015
- BILAN TABLIERS
Commandes
140 tabliers commandés en élémentaire.
170 tabliers commandés en
maternelle.
Total : 210
3€ de bénéfice par tablier. Prix
de vente 7,50€.
Reprise des invendus suite à une deuxième vente.
Bénéfice
- A venir
Grilles et paniers garnis
- 2€ la case
- 15 cases
- Une seule case, tirée au sort, gagne le panier garni : numéro 9.
- Prix d'achat du panier : 18,50€.
- Salé-sucré.
- 49 paniers gagnés.
Bénéfice
- 567€ (651€ en
2013, 658€ en 2012, 698€ en 2011).
- Remarque : produits
peu appréciés.
- BILAN PIZZAS
Pizzas "La Dinette" - Montferrat
- Prix d’achat entre 4,50€ et 6,50€. Prix de vente entre 6€ et 9€.
Jambon fromage:5,50-7,50
Raclette: 6,50-9
3 fromages: 6,50-9
Pizza du sou: 5-7
Végétarienne: 6,50-9
Nutella: 4,50-6
- Pour 4 pizzas achetées, une roulette à pizza offerte.
Commandes et livraison
- 191 pizzas achetées.
- Préférences pour "Le
Sou" et "Jambon".
- 25 roulettes offertes.
Bénéfice
- 404€ (599€ en 2013, 427€
en 2012, 412€ en 2011).
- Remarque : peu de
garniture.
- Nutella : bonne idée.
- Offre des roulettes pas
rentable, mais geste sympa.
- BILAN FINANCIER PREVISIONNEL
- Les 2 grosses manifestations arriveront en fin d'année. Cela devrait renflouer les caisses. Mais les dépenses restent importantes.
-Facturation de la Piscine des Abrets plus importante que celle prévue (réactualisation des prix par la mairie des Abrets).
- Prévoir un fond de roulement pour les 2 grosses manifestations
- LOTO
Toutes les tâches planifiées sur un tableau gmail "Organisation Loto 2015".
Lots
- Gros lots: Télévision 80 cm (250€ environ)
Télévision 56 cm (150€ environ)
- Partie enfant (Maternelle au Cp): Leappad
(80€)
- Partie enfant (Ce1 au Cm2):
Tir à l'arc (50€)
- Partie belge: Repas
au 1884 - Velanne - 2 adultes, 2 enfants
(environ 70€)
Sponsors
- Recherche lots et sponsors (liste sur tableau
gmail "Recherche lots et sponsors").
- Courriers demande/ remerciement de lots et sponsors disponibles.
- Edition de reçus pour les sponsors.
- Bien récupérer les cartes des sponsors et lots.
- Elaboration du livret par Cotagon.
- Impression par Cotagon en couleur et agrafage : 150 exemplaires.
600x ?€=
- Prévoir projection avec vidéoprojecteur.
Divers
- Demande du matériel au don du sang (cartons et boulier). OK
- Débit de boisson.
- Réservation sono (Don du sang). Ok
- Etat des lieux: assurance, caution, convention.
- Réservation tables Cotagon, AEP. Ok
Publicité
- Affiches A5+ A4 + A3. A
afficher dès début mars.
- Finir les panneaux.
- Pose panneaux + 2 banderoles: 05/03/15.
- Internet.
- Dauphiné.
- Prévoir liste des partenaires (+ buvette) à mettre sur les tables.
Commandes cartons
- 2,50€ le carton.
- Pour 12 cartons, le 13ème offert.
- Mots parents distribués (1/aîné) : 02/03/15.
- Mots parents de relance (commande de carton + aide parents 05 avril + gâteaux)
+ cartons enfant (1/enfant): 13/03/15.
- Mettre en ligne le tableau de commande gmail.
- Prévoir 260 cartons blancs: partie maternelle-cp.
- Prévoir 200 cartons couleurs: partie ce1-cm2 (Cotagon).
- 1500 étiquettes imprimées et collées par Cotagon. (200 étiquettes en plus): ?
€
- 5 Tirages au sort parmi les 10 meilleurs vendeurs de cartons (Lots à
trouver).
- Compteur des 10 meilleurs vendeurs en temps réel sur le site.
Buvette
- Prévoir le chariot dans les allées.
- Salé: 150 hot dog, 4 plaques de pizzas, 80 sandwiches jambon-beurre-fromage.
- Sucré: Crêpes, donuts (ou autres), bonbons, gâteaux.
Courses
- Commande à Super U ou autre.
- Commande bière.
- Commande vin.
- Commande 150 saucisses + garniture pizzas, donuts.
- Commande pain hot dog (165 hot dog).
- Commande pain sandwiches (80).
- Commande 4 plaques pizzas.
- Affiche buvette.
Parties
- Répartition des lots récoltés. OK.
- Etablir une liste des lots manquants (parties + lots consolations).
- Emballage des lots mercredi 18 mars, 20h00, chez Mélinda.
- Prévoir cellophane, bolduc, petit matériel (agrapheuse, ciseaux...).
Installation de la salle
- Samedi 21 mars, 13h30, La Martinette.
- Prévoir état des lieux.
- Transport des tables Cotagon + AEP : Se renseigner sur les camions.
- Installation des lots et de la buvette.
Subvention
- Demande de subvention auprès des mairie : St Geoire en Valdaine, Merlas, Velanne, St Sulpice.
Envoyer lettre + bilan moral et financier. Pascale A.
Lettre municipale
- Prévoir un article pour février (sortie en mars) : loto. Pascale A ou autre
- Proposition d'une nouvelle manifestation : boum samedi après-midi
- Buvette
- Tombola ?
- Matériel sono et éclairage (devis). Nathalie
- Voir la disponibilité de la salle du Versoud : 30 mai? Pascale A
- Réfléchir à un repas.
- Se renseigner sur les spectacles d’écoles.
- Réfléchir aux jeux et animations.
- Proposition de vendre livres pour enfants. Bénéfice de l’écrivain pour les Amis de l’école.
Stand et bon de commande à disposition lors du loto. Emilie
- Proposition d’une animation (radio ancienne...). Lionel
Ordre du jour : Bilan du Loto
Nouvelle manifestation ?
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