| PROCHAINE REUNION: |
15 avril 2014 |
| Ordre du jour: | Bilan loto, Fête d'école |
ou A quoi sert l'association?
L'association propose des manifestations qui permettent le finacement des projets des classes maternelles et élémentaires (achat de matériels, de jeux, sorties, voyages, visites, activités sportives, culturelles, piscine...).
Voici les membres de bureau:
| Présidente | Pascale SARRABAYROUSE |
| Présidente adjointe | Mélinda CABART |
| Secrétaire | Pascale ANDREIS |
| Secrétaire adjointe |
Aurélie LECONTE-VALETTE |
| Trésorière | Evelyne MOULIN |
| Trésorière adjoint | Cécile KOEHL-FABER |
| Membres actifs | Catherine ARNAUD Nathalie BERGER Paméla BERGER-BY Anne-Sophie BLUSSET Olivier BLUSSET Marielle BRUNET Anne-Sophie CADET Ingrid CAILLET-ROUSSET Sandrine CHARRAT Aurore CONA Johan COPE Claire JOBLOT Laurent LIARD Sylvie MOTTE Lionel MOTTE Maryse ROUX SIBILLON Chrystelle SEGURA Catherine TREVISAN Lucienne VAN TIGGELEN |
Compte rendu des réunions:
2012-2013
11 septembre 2012: ASSEMBLEE GENERALE
- Présentation de l'association.
- Bilan financier de l'année scolaire 2011- 2012.
- Election du nouveau bureau.
- Présentation des projets des classes: une réunion sera programmée avec enseignants et membres de l'association.
- Présentation d'un projet de carnaval par la Cuivrerie/Mairie/Ecole/Amis de l'école. A affiner.
- Présentation des manifestations à venir:
Vente de fleurs (septembre-octobre 12)
Bourse aux jouets (02 décembre 12)
Grilles (décembre 12)
Loto (6 ou 13 avril?)
Pizzas (février et mai?)
Fête de l'école (22 juin 13)
Bourse aux jouets (24 novembre 13 ou 1er décembre 2013?)
- Choix des dates pour les manifestations, en prévision de la réunion avec la mairie.
VENTE de FLEURS
- Commandes des catalogues Initiatives mi août.
- Mot parents à mettre dans les catalogues et à distribuer le 14/09.
- Le catalogue reste 15 jours dans les familles.
- Date limite commandes parents: 28/09.
- Commande chez initiatives: 02/10.
- Distribution des fleurs avant les vacances de Toussaint.
GRILLES
- Rechercher des idées pour les grilles (20€ environ).
DIVERS
- Photo pour le Dauphiné.
09 octobre 2012: BUDGET
- Définir la somme allouée à chaque élève ou à chaque classe en fonction du tarif de projet percussion.
DATES des MANIFESTATIONS
- Réunion le 11 octobre avec la mairie.
FLEURS
- 467€ de bénéfice
- Prévoir la répartition des commandes.
- Livraison dans les classes. pendant la semaine du 15 au 19 octobre.
PROJET de LA CUIVRERIE
- Présentation d'un projet de spectacle de rue.
- Thème du carnaval.
- Avril.
- Implication de l'association: utiliser son réseau de communication, faire de la pub.
BOURSE aux JOUETS:
- 02 décembre 2012
- 5 € l'emplacement (1,20m), réservation Anne Sophie B.
- 100 tables maxi. Voir Cotagon, AEP (voir le tarif pour un transport par Cotagon).
- Publicité:
A4.
Panneaux à repeindre et à planter (15 jours avant: 17 et 18 novembre).
Banderole à préparer.
Internet Office tourisme Charavines- St Laurent- Pont de Beauvoisin- Les Abrets- Aiguebelette
Office tourisme Voiron (+ MiniZap)
pratic38.com
iseria
vide-greniers.org
bourse-aux-jouets.org
Bon coin
Mot aux parents d'information + commandes tartes+ tartiflettes pour le 12 novembre.
Date de fin de commande: 23 novembre.
Heure de retrait des tartiflettes: à partir de 11h30.
- Vente de tartes aux sucre (5€), prix d'achat 3,50€ pour 8 personnes + tartiflette (4€ la portion), sur commande + vente sur place.
- Prévoir la commande de pain. (repas + hot dog).
- 2 Menus exposant à 5,50€: tartiflette ou hot dog- crêpe ou tarte- boisson (non alcoolisé ou vin blanc) + pain.
- Prévoir les tickets menus exposants.
- Prévoir tableau pour vente sur place.
- Crêpes: 250g farine- 3 oeufs- 1/2l lait- 1p sel- 2cs huile- 2cs sucre .
- Hot dog, bonbons, crêpes.
- Prévoir les courses: Métro, Super U, vin, bière, hot dog.
- Loterie: Prévoir lots. Prévoir un calendrier en carton avec de grandes cases.
- Cellophane.
- Débit de boisson.
- Etat des lieux, clés: Mairie.
- Attestation d'assurance.
- Signature de la convention pour la location de la salle (assurance + caution) avec la mairie.
- Déclaration "vente au déballage" en mairie.
- Prévoir cahier d'exposants pour la sous-préfecture.
- Prévoir attestation sur l'honneur exposants.
PANIERS GARNIS
- Différents paniers proposés (20€- 24€) avec divers produits.
- Priorité sur les fournisseurs locaux et sur les produits sucrés et festifs.
- Option sur le panier de Didier Perrin (St Etienne de C), 20€.
- En attente d'une proposition de Carrefour Express (St Geoire en V).
- Mot parents commandes pour le 26/10.
- Date limite commande à définir.
- Livraison mardi 18/12., à la Combe, de 16 à 18h.
PIZZAS
- Voir avec le pizzaïole pour le 08 février et le 24 mai 2013.
DON du SANG
- Lot offert pour leur loto du 24/11/12 (2 plats à service et une théière: 26,50€)
Dates manifestations 2013:
Vente de pizzas: 8 février et 24 mai 2013
Loto: 13 avril 2013
Fête de l'école: 22 juin 2013
Bourse aux jouets: 1er décembre 2013
08 janvier 2013:
BILAN BOURSE aux JOUETS:
- 1549€ de bénéfice (1652 en 2011).
- Tables exposants:
Cotagon (19 tables marron pliantes + 5 grands plateaux + 7 petits plateaux)
AEP (18 tables)
Basket (2 tables )
Gymnase (15 marron pied orange + 12 blanches).
- Tables crêpes: 4 blanches gymnase.
- Tables buvette: 9 blanches gymnase.
- 150 chaises gymnase (pas besoin de bancs).
- 2 trajets camion: 1 AEP + 1 Cotagon.
- 65 exposants et 128 tables louées.
- Prévoir des badges exposants pour limiter l'accès à la salle avant 9h.
- Cahier d'exposants pour la sous-préfecture.
- Attestation sur l'honneur exposants.
- 2 menus exposants: tartiflettes + hot dog.
- 55 menus exposants. (46 tartiflettes + 9 hot dog).
- 180 tartiflettes vendues (115 en commande + 65 sur place).
- 38 tartes au sucre vendues (34 en commande + 4 sur places). 6 en trop (vendues 3€).
- 1 gros pain: 50 tranches pour les repas sur place. Ok
- 54 verres de bonbons (25cl). Reste 0.
- 230 crêpes (5 seaux).
- Crêpes: prévoir 1,5 litre de crème pour 1kg600 de chocolat.
- Tickets menus Ok.
- Tableau vente sur place OK.
- Bière de Noël (2x15l): ok.
- Vin blanc: manque quelques bouteilles.
- 132 tombolas.
- Lots offerts.
PANIERS GARNIS
- 658€ (698€ en 2011).
- 66 paniers vendus.
- Buvette de la Combe: Ok.
- La distribution le mardi: Ok.
PIZZAS
- Vente les 08/02/13, à la Combe, de 16h à 18h.
- Mot aux parents le 22/01.
- Date limite de commande: 22/01/12.
BUDGET ECOLE
- Projet percussion financé intégralement: 5300€.
- Piscine: 2900€.
- 15€/élève: 3780€
TOTAL: 12000€ environ
LOTO 13 avril 2013
- Lots:
- Gros lots: Ecran plat (250€ ?)
Aspirateur balai sans fil (150€ ?)
- Partie enfant: Trotinette + protections (100€ ?)
Machine à pop corn (40€ ?)
- Partie belge: Lot surprise (gaufrier + farine + oeufs + confiture...) (40€?)
- Profiter des soldes pour trouver des lots.
- Centraliser les lots pour faire le point lors de la prochaine réunion.
- Sponsors:
- 30€ au minimum contre la carte de visite sur un document (livret) pour 1 an:
livret posé sur les tables du loto, affiché à la fête de l'école, à la bourse aux jouets.
Lettre de présentation + reçus pour les impôts + lettre de remerciement disponible.
- Les endroits démarchés sont sur une liste sur internet: "demande de lotbs et sponsors 2013"
- Voir pour l'impression par Cotagon en couleur et agrafage.
- Divers:
- Demande du matériel au don du sang (cartons et boulier).
- Réservation sono. Ok
- Demandes de lots:
- Utiliser le courrier de demande + de remerciement.
- Recherche de lots: les endroits démarchés sont sur une liste sur internet: "demande de lots et sponsors 2013"
19 février 2013:
PIZZAS
- Bénéfices: 427,90€ (412e en mai 12).
- Pizzas peu garnies, changement de fournisseur pour le moi de mai.
LOTO 13 avril 2013
- Parties:
- Gros lots: Ecran plat (250€ ?)
Aspirateur balai sans fil (170€)
- Partie enfant: Trottinette + protections (80€)
Machine à pop corn (30€)
- Partie belge: Lot surprise (gaufrier + farine + oeufs + confiture...)) (40€?)
- Plusieurs lots ont déjà été achetés.
- Attendre mi mars pour voir les lots qui arrivent et ensuite acheter des lots pour compléter.
- Sponsors:
- Recherche de lots: les endroits démarchés sont sur une liste sur internet: "demande de lots et sponsors 2013":
- soit on fait une demande de lots (avec courrier de demande et de remerciements);
- soit on fait une recherche de sponsors (qui donnent de l'argent) pour ensuite acheter les lots.
30€ au minimum contre la carte de visite sur un document (livret) pour 1 an:
livret posé sur les tables du loto, affiché à la fête de l'école, à la bourse aux jouets.
Lettre de présentation + reçus pour les impôts + lettre de remerciement disponible.
- 11 artisans démarchés, 480€ récoltés.
- Divers:
- Demande du matériel au don du sang (cartons et boulier).
- 2,50 euros le carton. Pour 10 cartons achetés, le 11ème offert.
- Réservation sono. ok
- Réservation tables Cotagon, AEP. ok
- Vérifier le nombre de cartons enfants (100 cartons enfants à distribuer dans la salle + 1/enfant à l'école).
- Repeindre les panneaux + 2 banderoles.
- Quand les gros lots seront achetés, prévoir:
publicité (affiches, internet, à poser le 01/04)
étiquettes: 1500+500 en plus (à imprimer dès que les gros lots sont connus), + collage
mot parents + carton enfant (à distribuer le 26/03).
- Prévoir ensuite:
débit de boisson,
assurance,
livret sponsors: impression par Cotagon en couleur et agrafage: 150 exemplaires.
600x 0,20€= 120€. A confirmer.
courses buvette,
meilleurs vendeurs (Voir avec Pot de farine),
buvette: hot dog, pizzas, crêpes, gâteaux parents, donuts? .
- Réunion le 12/03: prévision des parties, répartition des lots.
- Achats des derniers lots entre le 12/03 et le 27/03.
- Emballage des lots le 27/03.
12 mars 2013:
LOTO 13 avril 2013
- Lots:
- Gros lots: Ecran plat (270€)
Aspirateur balai sans fil (170€)
- Partie enfant: Trottinette + protections (80€)
Machine à pop corn (30€)
- Partie belge: Lot surprise (gaufrier + farine + oeufs + confiture...) (50€)
- Sponsors:
- 20sponsors, 750€ récoltés.
- Elaboration du livret par Cotagon.
- Impression par Cotagon en couleur et agrafage: 150 exemplaires.
600x 0,20€= 120€. A confirmer.
- Divers:
- Demande du matériel au don du sang (cartons et boulier). OK
- Débit de boisson. OK
- Réservation sono. Ok
- Etat des lieux: assurance, caution, convention. Ok
- Publicité:
- Affiches A4 + A3 (CA?) + pose panneaux + 2 banderoles: (01/04).
- Internet.
- Prévoir liste des partenaires (+ buvette) à mettre sur les tables.
- Commandes cartons:
- Mots parents distribués (1/aîné) + cartons enfant (1/enfant): 26/03.
- Prévoir 100 cartons enfants à distribuer dans la salle.
- 260 cartons en stock. En prévoir encore 100.
- 1500 étiquettes imprimées et collées par Cotagon. (500 étiquettes en plus): 36€?
- Prévoir les lots des 3 meilleurs vendeurs (3 chocolats Pot de Farine).
- Compteur des 3 meilleurs vendeurs en temps réel sur le site.
- Mettre en ligne les commandes de cartons.
- Courses:
- Commande à Super U. Pascale S. et Marie
- Commande bière Ok. Pascale A.
- Commande vin Ok. Marie
- Commande 140 saucisses. Ok. Olivier
- Commande pain hot dog (140 hot dog).
- Commande 2 plaques pizzas. Olivier
- Affiche buvette Ok.
- Parties:
- Répartition des lots récoltés.
- Etablir une liste des lots manquants. des parties + lots consolations.
- Faire les courses.: Bricolage, Alinéa, Foirefouille, Décathlon.
- Emballage des lots mercredi 27 mars, 9h30, école maternelle.
- Prévoir cellophane, bolduc, petit matériel (agrapheuse, ciseaux...), tables, tréteaux.
- Installation de la salle:
- Samedi 13 avril, 14h? A confirmer.
- Prévoir un sondage pour la disponibilité des membres le samedi.
- Transport des tables Cotagon + AEP: Evelyne?
- Installation des lots et de la buvette.
- Prévoir un mot de rappel pour les parents pour demander de l'aide le samedi après-midi.
21 mai 2013: BILAN LOTO: 3665€ (2811€ en 2012, 3700€ en 2011, 2700 en 2010)
Lots:
- Achats des lots: 1800€.
- 27 sponsors: 1000€.
- Valeur du loto: 3400€ (grâce aux lots offerts + achats en promotion).
Organisation salle:
- Environ 550 places, (environ 550 personnes présentes).
- 7 rangées.
- Matériel COTAGON: 7 plateaux (environ 2m)
tréteaux correspondant
40 bancs + 40 chaises
20 tables marrons (avec pieds repliables)
12 estrades + 1 marchepied
- Matériel AEP: 35 plateaux + tréteaux + 49 bancs
- Matériel GYMNASE: 6 tables blanches pour les crêpes
9 tables blanches pour les lots
3 tables blanches pour l'entrée
3 tables blanches pour le boulier + sono
3 tables blanches pour les joueurs
17 tables marron
201 chaises
Parties et cartons:
- 1500 étiquettes pour le dos des cartons (environ 1580 cartons vendus: 780 en commandes + 800 sur place).
- L'emplacement de la partie enfant avant l'entracte est bonne,
cela permet aux adultes de commencer à aller à la buvette et d'éviter le coup de bourre ensuite.
- Moins d'une centaine de cartons enfants distribués dans la salle.
- Quand un enfant a gagné, penser à garder son carton pour qu'il ne gagne pas 2 fois.
- 73 lots de consolation adulte (ok) + 49 enfants (beaucoup trop, 25 auraient suffit).
Buvette:
- Plus de canettes à l'entracte.
- Plus à manger à l'entracte.
- Prévoir des sandwiches.
- Vente dans les allées: grand succès.
- Prévoir un chariot pour la vente dans les allées.
- Très peu de vin blanc de consommé, les gens ne boivent pas forcément l'apéro on pourrait peut-être arrêter le kir au loto... Voir aussi la consommation 2012.
Divers:
- Distribuer aux sponsors le document publicitaire.
PIZZAS
- Pas de vente en mai: problème de délais avec le pizzaïole.
FETE d'ECOLE
22 juin 2013 La Martinette
- Invitation pour le conseil municipal.
SPECTACLE en matinée
- La maternelle et l'élémentaire feront leur spectacle de percussions dans le gymnase de la Martinette.
- Heure?
- Prévoir d'installer les chaises en arc de cercle autour de la "scène".
- Sono (fils Marie Claude?).
- Clés Martinette, état des lieux.
- Clés foot: Pascale.
- Attestation d'assurance. Marie.
- Sacem?
REPAS
- Menu Paëlla (4€) + tarte aux pommes (0,51€) + café ou jus de pomme + pain.
- Menu 2saucisses-frites + tarte aux pommes + café ou jus de pomme bio.
- Menus à 7,50€.
- Prévoir les boissons de la buvette, assiettes, verres... (courses Super U et Métro: Catherine).
- Prévoir plateaux de Cotagon.
- Prévoir nappes.
- Prévoir bois, barbecue. (Laurent B.)
- Prévoir bacs inox pour stocker les saucisses.
- Commande bière + 30 pichets (eau à table).
- Commande vin rosé (vente à la bouteille) + cubi rosé pamplemousse.
- Jus de pomme bio au verre (2€ le litre, 1€ le verre au bar).
- Prévoir congélateur pour stocker les frites à vendre à la buvette.
- Prêt d'un tank à lait par Bernard Ortuno pour 2012/2013?
- Commande pain menu (7 morceaux par baguette moulée) + pain hot dog.
- Commande 100 saucisses hot dog.
- Commande saucisses menus + 30 barquettes de 2 saucisses en plus.
- Prévoir 20 paëlla en plus.
- Prévoir affichages buvette.
- Il manque des thermos pour stocker du café.
- Prévoir les documents de sponsoring à mettre sur les tables.
- Prévoir les tickets repas.
- Prévoir tickets pour ventes de saucisses à la buvette.
- Attestation d'assurance: extension pour la journée vu le nombre de repas?
- Prêt du matériel AEP, COTAGON: OK
- Prévoir: 350 places assises:
Cotagon: 3 chapiteaux
18 tables pieds gris
AEP: 20 tables
Gymnase: 7 tables pieds orange
Parents d'élève: 2 bâches
- Préparation repas: 13 tables
AEP: 10 tables
Gymnase: 3 tables
Cotagon: 300 plateaux repas
- Chargement matériel (Pascale S.)
- Friteuse au foot + 2 petites friteuses (Olivier).
- Matériel: Etuve + gaz + rallonges + bâche + sangles (Olivier + Nathalie).
- Demander des barrières à la mairie: 20
- Débit de boisson.
- Demander des conteneurs poubelles à la mairie.
- Prévoir le mot "parents commande repas" (distribution le 28 mai).
- Date limite des réservations: 14 juin 13.
- + Mot parents "demande d'aide pour installation- stands jeux et rangement".
ANIMATIONS
- 8 jeux en bois (86€= 35€ d'adhésion + 51€ de jeux). Qui va les chercher le vendredi 21/06?
- Cartes de 6 jeux. 3€ une, 5€ les 2.
- Commande de 145 lots: 100€ (0,53€ à 1,10€ HT le jeu).
- Prévoir encore plus de pistolets à eau et bâtons colorés.
- Prévoir des marche-pieds.
- Pêche à la ligne pour les maternelles et élémentaires (plus dur).
- Prévoir 200 lots pêche maternelle: commande 100 lots pêche (34€ HT)+ 130 lots restants (0,34€ HT le jeu).
- Prévoir 200 lots pêche élémentaire: commande 200 lots pêche (92€ HT): 4 sortes de lots (0,47€ HT en moyenne le jeu).
- Emballer les 400 lots pêche.
- Prévoir le matériel pêche à la ligne: Aurore.
- 200 tickets pêche maternelle: 1€.
- 200 tickets pêche élémentaire: 1€.
- Maquillage 1,5€ + tatouage: 1€ + tresses et bracelets: 1,5€ (Pascale S.).
- Prévoir des tickets avec n° pour éviter l'attente.
- Proposition d'un stand "tresses" par Mme Agius pour 2012/2013?
- Mot parents pour qu'ils s'inscrivent pour aider pendant la manifestation.
- Etablir un planning et confirmer aux parents qui tiennent les jeux.
TOMBOLA
- 6 lots pour 275€: Panier basket (100€)
Jumelles enfants (40€)
Arc et flèches (50€)
Set badminton (40€)
Cerf volant (27€)
Splizer print (18€)
- 1€ le ticket.
- Impression des tickets: 300 carnets de 10 tickets (1 par famille): 80€ (tickets blancs).
- Récompense des 3 meilleurs vendeurs: montres (3x11€).
- Mot parent "tombola" à distribuer 31 mai.
- Prévoir les remerciements pour l'année AEP, Cotagon, Foot.
02 juillet 2013: BILAN FETE d'ECOLE
- Prévoir les remerciements pour l'année AEP, Cotagon, Foot.
SPECTACLE en matinée
- Spectacle de la maternelle et l'élémentaire dans le gymnase de la Martinette.
- Chaises du gymnase devant la "scène".
- Sono + pied de micro (fils Marie Claude): OK.
- Pas de déclaration à la SACEM (auteurs) et SPRE (producteurs de disques) car pas de musique.
REPAS
- 375 repas commandés: 157 paëlla + 218 saucisses.
- Menus à 7,50€.
- Attestation d'assurance (pour 390 repas): extension 55€ pour la journée vu le nombre de repas.
- Tickets repas: OK.
- Pas de menus à vendre en plus.
- Prévoir une meilleure qualité de nappe en papier et scotch marron.
- Météo: soleil mitigé (pas trop chaud).
- Prêt d'un tank à lait par Bernard Ortuno: ok.
- Machine à café supplémentaire du Pot de farine: Ok.
- Rosé pamplemousse en cubi: très apprécié.
- Service repas reccord: 40 minutes pour servir les repas. Aucune attente.
- 120 hot dog: 40 vendus.
- Menu Paëlla (4€) + tarte aux pommes + café ou jus de pomme + pain.
- Baguettes moulées: 8 morceaux par baguettes.
- Paëlla: quantité OK.
- 20 Paëlla à vendre en plus, à l'assiette (5€): prévoir des tickets (vente à la buvette et retrait dans la chaîne des repas).
- 5 assiettes de paëlla vendues.
- Menu 2saucisses-frites + tarte aux pommes + café ou jus de pomme. + pain.
- Saucisses: 6€ le kg.
- 60 saucisses en plus: 30 barquettes de 2 saucisses pour la vente sur place: vente de 14 barquettes.
- Tickets pour les saucisses à vendre en plus à la buvette (et retrait dans la chaîne des repas): Ok
- Prévoir des tickets pour les frites à vendre à la barquette (cela permet de payer à la buvette et retirer dans la chaîne des repas).
- 370 places assises:
Cotagon: 3 chapiteaux
2 grands plateaux de 4m
19 tables pieds gris
34 bancs
AEP: 35 tables + bancs
Gymnase: 50 chaises
Parents d'élève: 5 bâches
- Préparation repas: 18 tables (chaîne repas + préparation saucisses et frites)
Gymnase: 14 tables pieds orange
Cotagon: 300 plateaux repas
2 grands plateaux de 4m
300 plateaux repas
- Participation pour AEP: € par manifestation: € pour l'année, Cotagon: 140€.
- 20 barrières de la mairie.
- Friteuse du foot + petite friteuse perso nnelle (derrière la buvette pour vente à la buvette).
- Matériel: Etuve + gaz + rallonges.
ANIMATIONS
- Mot parents pour qu'ils s'inscrivent pour aider pendant la manifestation: ok.
- Etablir un planning et confirmer aux parents qui tiennent les jeux, par mail: ok.
- 8 jeux en bois (86€= 35€ d'adhésion + 51€ de jeux): OK
- Marche pieds pour les plus petits.: ok.
- Cartes de 6 jeux. 3€ une, 5€ les 2.
- 156 cartes de jeux vendues (sur 160).
- 113 tickets de pêche à la ligne pour les maternelles vendus (sur 170).
- 190 tickets de pêche à la ligne pour les élémentaires vendus (sur 240).
- Reste: 57 lots lots pêche maternelle.
- Reste: 50 lots lots pêche élémentaire.
- Reste: 0 lots lots jeux.
- Prévoir des jeux différents.
- Table de vente: cartes de jeux, tickets pêche, tickets : ok.
- Tickets maquillage, tresses, tatouages avec n° pour éviter l'attente ((Pascale et Mélinda): Ok
- 30 maquillages : 1,50€.
- 56 tatouages: 1€.
- 30 tresses ou bracelets: 1,50€.
TOMBOLA
- 6 lots pour 275€:
- 1690 tickets vendus.
- 1€ le ticket.
- Impression des tickets: 300 carnets de 10 tickets (1 par famille): 80€ (tickets blancs): OK.
- Récompense des 4 meilleurs vendeurs (60, 41, 3x40 tickets).
DIVERS
- Assemblée générale: 11 septembre 2013.
- Proposition de la sono du don du sang pour le loto.
- Valider la location des tables du Don du sang pour la bourse aux jouets (240€). Voir les dimensions.
2013-2014
11 septembre 2013: ASSEMBLEE GENERALE
- Présentation de l'association.
- Bilan financier de l'année scolaire 2012- 2013.
- Mot pour les parents : compte-rendu de l’AG avec précision sur les financements (12000€ dont 2800€ pour la piscine, 4500€ pour les percussions et 15€ par élève).
- Prévoir des demandes de subventions auprès des mairies de Velanne et St Sulpice: prévoir le bilan moral et financier 12-13.
- Election du nouveau bureau.
- Prévoir la déclaration de changement de bureau à la préfecture + mairie.
- Mettre à jour la liste de diffusion mail.
- Prévoir un nouveau tableau des coordonnées des membres.
- Présentation des projets des classes: une réunion sera programmée avec les enseignants et membres de l'association.
- Propositions de manifestations pour l’année scolaire :
Pizzas
Vente de sapins
Vente de chocolats
Vente de torchons
Vente de tee-shirts sérigraphiés (logo? dessin?)
Vente de torchons (octobre 13)
Bourse aux jouets (01
décembre 13)
Grilles de paniers garnis (décembre 13)
Loto (5 ou 12 avril 14?)
Pizzas (février 14)
Fête de l'école (21 ou 28
juin 14)
Bourse aux jouets (30 novembre 2014?)
TORCHONS
- Commande chez Initiatives.
- Vente sur commande.
- Un torchon pour la maternelle et un pour l’élémentaire.
- Format portrait.
- Thème maternelle : bonhomme.
- Thème élémentaire : voir avec les enseignants.
- Commande des cartes à dessins.
- Dessins à faire dans les classes pour le 14 octobre.
- Mots pour les parents à distribuer le 30 septembre.
- Commande des parents à rendre le 11 octobre.
- Livraison après les vacances.
PANIERS GARNIS
PIZZAS
DIVERS
TEE-SHIRTS Orange
- Chercher d’autres devis.
STOCKAGE MATERIEL
- Achat de malles en fer.
PANNEAUX
- Peinture des panneaux de la bourse aux jouets (changement de la date uniquement).
02 octobre 2013
BUDGET
- Définir la somme allouée à chaque élève
ou à chaque classe en fonction du tarif des projets
musique de la maternelle et cirque de l’élémentaire :
2500€ pour la maternelle,
4000€ pour la maternelle, 3000€ pour la piscine, 10€ par élève.
DATES des MANIFESTATIONS
- Réunion le 17 octobre avec la mairie.
TORCHONS
- L’opération est
lancée : dessin dans les écoles.
- Commandes récupérées par Aurore et
Mélinda centralise.
- Commande
générale envoyé par Pascale S.
BOURSE
aux JOUETS:
- 01 décembre 2013
- 7h30 pour les exposants, 9-17h ouverture.
- Rendez-vous à 6h.
- 5 € l'emplacement (1,20m),
réservation Anne Sophie B.
- Renseignement sur la dimension
des tables réservées (Evelyne).
- 100 tables maxi.
A4.
Panneaux déjà repeint et à planter (15 jours avant: 16 novembre).
Banderole à préparer.
Internet Office tourisme Charavines- St Laurent- Pont de Beauvoisin- Les Abrets- Aiguebelette- Voiron
pratic38.com
iseria
vide-greniers.org
bourse-aux-jouets.org
Bon coin
Mot aux parents d'information + commandes tartes+ tartiflettes pour le 12 novembre.
Date de fin de commande: 23 novembre.
Heure de retrait des tartiflettes: à partir de 11h30.
Prévoir les commandes à récupérer et à centraliser.
Buvette- Repas:
- Vente de tartes au sucre (5€), prix
d'achat ?€ pour ? personnes + tartiflette (4€), prix d'achat € la portion, sur commande + vente sur place.
- Prévoir la commande de pain. (repas +
hot dog).
- Menus exposant à 6€: tartiflette-
crêpe sucre ou tarte- boisson (non alcoolisé ou vin blanc)
+ pain.
- Prévoir les tickets menus exposants.
- Prévoir tableau pour vente sur place.
- Crêpes: 250g farine- 3 oeufs- 1/2l
lait- 1p sel- 2cs huile- 2cs sucre .
- Hot dog, bonbons, crêpes.
- Vin chaud :
plaque électrique + casserole + louche.
Prix?
- Prévoir les courses: Métro, Super U,
vin, bière, hot dog.
- Loterie:
Prévoir lots. Prévoir un
calendrier en carton avec de grandes cases.
- Cellophane.
- Débit de
boisson.
Mairie:
- Etat des lieux, clés: Mairie.
- Attestation d'assurance.
- Signature de la convention pour la
location de la salle (assurance + caution) avec la mairie.
- Déclaration "vente au
déballage" en mairie.
- Prévoir cahier d'exposants pour la
sous-préfecture.
- Prévoir attestation sur l'honneur
exposants.
- Prévoir badge pour les
exposants.
- Tableau google drive pour s’inscrire
dans les différentes taches
PANIERS GARNIS
- Un panier proposé (19€).
- Priorité sur les fournisseurs locaux et
sur les produits sucrés et festifs.
- Panier de Didier Perrin (St Etienne de C)?
- Les gourmandises de
Louis ?
- Vente du panier à 30€.
DON du SANG
- Lot offert pour leur loto du 30/11/13 (30€)
17 octobre 2013
Attribution des salles par la mairie
Manifestations:
Vente de torchons: octobre 13
Bourse aux jouets: 01 décembre 13
Grilles de paniers garnis: décembre 13
Loto: 05 avril 14
Pizzas: février 14
Fête de l'école: 28 juin 14
Bourse aux jouets: 30 novembre 2014
06
novembre 2013:
BOURSE aux
JOUETS:
Point sur la bourse aux
jouets :
Tableau sur Gmail Ok:
toutes les tâches sont répertoriées.
- 01 décembre 2013
- 7h30 pour les exposants, 9-17h
ouverture.
-
Rendez-vous à 6h pour les membres.
- 5 € l'emplacement (1,20m),
réservation Anne Sophie B.
- 100
tables maxi.
Publicité:
- Ok (affiches, internet, RAM de la Valdaine).
- Mot d'information aux parents + commandes
tartes+ tartiflettes pour le 12 novembre.
-
Date de fin de commande: 23 novembre.
- Prévoir les commandes à récupérer et à
centraliser.
Buvette- Repas:
- Vente de tartes au sucre (5€), prix d'achat ?€
pour ? personnes + tartiflette (4€), prix d'achat 2,10€, sur commande +
vente sur place.
- Prévoir la commande de pain
(repas: 1 gros pain + 60 hot dog).
- Menus exposant à 6€: tartiflette-
crêpe sucre ou tarte- boisson (non alcoolisé ou vin blanc) + pain.
- Tickets menus
exposants. Ok
- Tableau pour vente sur
place. Ok
- Crêpes: 250g farine- 3 oeufs-
1/2l lait- 1p sel- 2cs huile- 2cs sucre .
- 60 Hot dog.
- Bonbons, crêpes.
- Vin chaud : trépied (Nathalie) +
bouteille gaz + carafe Cotagon+ casserole + louche. Prix : 1€ les 20
cl. 6 cubis de 10l vin rouge.
- Prévoir les courses: Métro, Super U,
vin, hot dog. Ok.
- Prévoir
d’aller chercher l’étuve le samedi (6h à la martinette).
- Loterie: Prévoir lots: 1kg de foie gras +1 autre
lot.
Mairie:
- Etat des lieux, clés: Mairie.
- Attestation d'assurance. Ok
- Signature de la convention
pour la location de la salle (assurance + caution) avec la mairie.
- Déclaration "vente au
déballage" en mairie. Ok
- Prévoir cahier d'exposants pour
la sous-préfecture. Ok
- Prévoir attestation sur l'honneur
exposants. Ok
- Prévoir badges pour les exposants. Ok.
PANIERS GARNIS
- Différents paniers
proposés.
- Les gourmandises de
Louis : devis à venir.
- La Tacouliène, Charnècles: devis à venir.
- Carpentier, La Murette : 2 colis sucrés
(19,30 et 19,40€).
- Vente du panier à 30€.
- Distribution le 17/12, à la Combe.
- Prévoir les grilles.
- Grille à distribuer aux parents le lundi 25/11.
- Limite de commande pour le 11/12.
- Prévoir le tableau des commandes.
- Prévoir les bons de retraits.
PIZZAS
- En février 2014.
- L’auberge
du Val d’Ainan.
- 4 ou 5
sortes.
- Prévoir mot
parents (à distribuer le 20 janvier).
-
Date limite
des commandes le 31 janvier.
- Prévoir le
tableau des commandes.
- Livraison
le vendredi 07 février.
TEE-SHIRT
- Devis chez Dékado : adulte, sérigraphie dos par
35 : 9€TTC.
- Commandes de
35 tee-shirts de tailles variées.
FETE
d’ECOLE
- Contrat F. Zucchet à lire et renvoyer.
- Finaliser
la location de l’estrade.
LOTO
- Question sur la partie enfant (trop longue l’année
dernière). A étudier.
- Proposition
de faire 2 parties enfants (en fonction de l’âge).
- Nommer des
personnes responsables des achats par thèmes (St Geoire et les environs/ bien
être/ Décoration et jardinage/ sport/ sorties gourmandise et cuisine/
enfant/gros lot.
11
décembre 2013:
TORCHONS
- 1024€
de bénéfice.
- 1er
réassortiment : 60.
- 2ème
réassortiment : 30.
BILAN BOURSE aux JOUETS:
- 1183€ de
bénéfice (1652€ en 2011, 1549€).
O2Events: 66 (6 rangées): 240€.
Gymnase (2 blanches).
- 150 chaises gymnase (pas besoin de bancs).
- 2 menus exposants: tartiflettes + boisson + crêpe au sucre ou tarte au sucre.
- 40 menus exposants.
- Tickets menus Ok.
- 180 tartiflettes vendues (120 en commande + 60 sur place): Ok.
- 60 tartes au sucre vendues (54 en commande + 6 sur places): Ok.
- 1 gros pain: 50 tranches pour les repas sur place. Ok
- 4 seaux de crêpes.
- Bière de Noël (1x15l): Ok.
- 207
tombolas.
- Lots offerts: restaurant, foie gras, jambon.
- Tableau récapitulatif gmail à archiver.
PANIERS GARNIS
- 64 grilles rendues actuellement (52 paniers
gagnés + 12 grilles "perdu").
- Retour des
commandes
jusqu'au vendredi 13/12.
- Tirage au sort
du numéro et préparation des bons de retrait.
- Vestiaire de
la Combe
demandé au foot. Récupérer les clés.
- Distribution le
mardi 17/12, La Combe, 16h-18h.
PIZZAS
- Vente le
07/02/14.
-
Problème de contact avec
l’Auberge du Val d’Ainan. A confirmer. Relance par mail (Mélinda).
- Mot
aux parents le 20/01.
- Date limite de commande: 31/01/13.
LOTO 05 avril 2014
- Lots:
- Gros
lots: Ordinateur
portable (250€ ?)
Tablette
(150€ ?)
-
Partie enfant: Tablette 6-12 ans (100€
?)
Appareil photo 3-6 ans (100€ ?)
-
Partie belge: "La cabane au fond du jardin" (40€?)
-Thèmes des parties: culinaire,
maison/décoration, loisir, bricolage.
- Constitution
de groupes
d'achat de lots par thème (recherche de lots en fonction des
promos): un
gros lot à 60€, 3 autres à 50, 40, 30€.
Les membres peuvent s'inscrire dans un
groupe à l'aide d'un tableau gmail . A chaque achat, le membre renseigne le
tableau sur le lot acheté.
- 2 parties
enfants (3-6
ans et 6-12 ans).
- Cartons
de couleurs différentes pour les 2 parties enfants gratuites.
- 30€ au minimum contre la carte de visite sur un document (livret posé sur les tables du loto).
- Lettre de présentation lots et sponsors + reçus pour les impôts + lettre de remerciement.
- Les endroits démarchés sont sur un tableau gmail sur internet: "Recherche de lots et sponsors 2014"
- OK pour l'impression par Cotagon en couleur et agrafage.
- Divers:
- Demande du matériel au don du sang (cartons et boulier).
- Réservation sono du Don du sang.
05 février 2014:
BILAN TORCHONS
- 1200€ de bénéfice.
BILAN PANIERS
- 59 paniers gagnés (15 grilles "perdues").
- 651€ de bénéfice.
- Tirage au sort du numéro 6.
- Vestiaire de la Combe du foot: OK.
- Bon de retrait: ok.
BILAN PIZZAS
- Distribution le 07/02/14.
- 208 pizzas commandées.
LOTO 05 avril 2014
Toutes les tâches planifiées sur un tableau gmail "Loto 2014"
- Lots:
- Gros lots: Tablette 10" avec clavier (250€)
Tablette 10" (200€)
- Partie enfant (Maternelle au Cp): Appareil photo (100€)
- Partie enfant (Ce1 au Cm2): Tablette Lexiboob (120€)
- Partie belge: Lot surprise (A définir) (environ 50€)
- Sponsors:
- Recherche lots et sponsors (liste sur tableau gmail "Recherche lots et sponsors").
- Courriers demande/ remerciement de lots et sponsors disponibles (Pascale).
- Edition de reçus pour les sponsors.
- Donner les cartes des sponsors à Pascale S.
-Elaboration du livret par Cotagon.
- Impression par Cotagon en couleur et agrafage: 150 exemplaires.
600x 0,20€= 120€. A confirmer.
- Divers:
- Demande du matériel au don du sang (cartons et boulier). OK
- Débit de boisson. OK
- Réservation sono (Don du sang). Ok
- Etat des lieux: assurance, caution, convention. Ok
- Réservation tables Cotagon, AEP. Ok.
- Publicité:
- Affiches A4 + A3. a afficher dès le 17/03/14.
- Finir les panneaux.
- Pose panneaux + 2 banderoles: (22/03/14).
- Internet.
- Prévoir liste des partenaires (+ buvette) à mettre sur les tables.
- Commandes cartons:
- 2,50€ le carton.
- Pour 12 cartons, le 13ème offert.
-Mots parents distribués (1/aîné) : 25/02/14.
- Mots parents de relance (commande de carton + aide parents 05 avril) + cartons enfant (1/enfant): 24/03/14.
- Mettre en ligne le tableau de commande gmail.
- Prévoir 260 cartons blancs: partie maternelle-cp. Ok.
- Prévoir 200 cartons couleurs: partie ce1-cm2 (Cotagon).
- 1500 étiquettes imprimées et collées par Cotagon. (200 étiquettes en plus): 36€?
- 2 Tirages au sort parmi les 10 meilleurs vendeurs de cartons (2 chocolats Pot de Farine).
- Compteur des 10 meilleurs vendeurs en temps réel sur le site.
- Buvette:
- Prévoir le chariot dans les allées + caddie.
- Prévoir plus de canettes.
- Prévoir plus de cidre.
- Ne pas prévoir de vin blanc.
- Salé: 160 hot dog (2€), 2 plaques de pizzas, 40 sandwiches (2€) jambon ou fromage ou jambon-fromage.
- Sucré: Crêpes, donuts (ou autres), bonbons.
- Courses:
- Commande à Super U.
- Commande bière Ok.
- Commande vin Ok.
- Commande 160 saucisses. Ok.
- Commande pain hot dog (160 hot dog).
- Commande pain sandwiches (40).
- Commande 2 plaques pizzas.
- Affiche buvette Ok.
- Parties:
- Achats notés sur un tableau gmail "Lots loto 2014".
-Répartition des lots récoltés.
- Etablissement ' une liste des lots manquants (parties + lots consolations).
- Faire les courses: Bricolage, Alinéa, géant de la Braderie, Autre.
- Emballage des lots mercredi 26 mars, 9h00, chez Mélinda.
- Prévoir cellophane, bolduc, petit matériel (agrapheuse, ciseaux...).
- Installation de la salle:
- Samedi 05 avril, 14h? A confirmer.
- prévoir état des lieux.
- Transport des tables Cotagon + AEP
- Installation des lots et de la buvette.
FETE d'ECOLE 28 juin 2014
- Proposition de menu: 1 saucisse+1 merguez + frites.
- Prévoir 2 barbecues.
- Louer une friteuse (Gourmandise de Louis?).
- Entrée?
- Dessert?
Prochaine réunion: mardi 15 avril 2014
Ordre du jour : Bilan Loto, Fête d'école
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